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  • Anna Pacileo

circ. inf. n. 4/21 - Conservazione fatture elettroniche

Gentili clienti,


questa circolare riguarda SOLO i clienti che emettono e ricevono fatture elettroniche e si riferisce in particolare alla “conservazione”, sia ai fini civilistici che fiscali delle stesse, a far data dal 01/01/2019.


Il tema è di attualità in questi giorni, in quanto professionisti ed imprese stanno affrontando le procedure per effettuare la conservazione delle fatture elettroniche relative all’anno di imposta 2019, termine in scadenza il 10 marzo 2021.


PREMESSA

Con l’avvento dell’obbligo di fatturazione elettronica, la fattura è divenuta un “documento” per sua stessa natura dematerializzato, in quanto rappresentata sotto forma di file XML. Ne consegue che la conservazionesostitutiva va attuata con determinata procedura legale/informatica regolamentata dalla leggeitaliana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA n. 11/2004). Tale procedura può essere effettuata solo da organismi accreditati.


Vediamo quali le conseguenze in caso di inosservanza dell’obbligo di conservazione:

A) la possibilità di incorrere nella sanzione prevista dall'art. 9, c.1, dlgs 471/97 secondo il quale "Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria, è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000"

B) il disconoscimento del diritto alla detrazione (si veda link al documento di ricerca fondazione nazionale commercialisti, sebbene riferito alla fatture non elettroniche)


CONSERVAZIONE – MODALITA’

La conservazione sostitutiva può essere effettuata:

  • Da un soggetto terzo (tipicamente una società di software) che disponga di adeguate infrastrutture e capacità tecniche;

  • Dall’Agenzia delle entrate.


Preciso che lo studio Pacileo ha provveduto per TUTTI i clienti seguiti alla “conservazione sostitutiva” gratuita effettuata dall’Agenzia delle Entrate, provvedendo a caricare manualmente anche tutte le fatture emesse o ricevute prima dell’adesione al servizio di conservazione.


L’accordo di servizio stipulato con l’Agenzia delle entrate prevede che:

  1. l’Agenzia delle Entrate non si ritiene responsabile in caso di danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare;

  2. la richiesta delle copia delle fatture elettroniche conservate dall’Agenzia delle Entrate potrà essere effettuata solo in tre casi (accertamenti fiscali, controlli da parte dell’organo di controllo contabile, procedimenti giudiziari); per tutte le altre casistiche la richiesta non verrà evasa;


Sulla base dei due punti suesposti, le diverse software house, che permettono l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche, si sono organizzate per la conservazione sostitutiva a pagamento. Tale scelta deve essere ponderata in relazione alle dimensioni aziendali, ai volumi di documentazione, alla facilità, semplicità di utilizzo e costo di un software specifico piuttosto che il servizio gratuito dell'ade.


Nella decisione tenete in considerazione che in caso di cambio del gestionale (cioè risoluzione del contratto di conservazione con la SH) occorrerà portare in conservazione gli xml con il nuovo software. Da valutare preventivamente, quindi, gli "switching costs" in termini economici e di tempi necessari al travaso dei files. Principalmente per questo motivo (switching costs), ritengo che la conservazione ade vada fatta sempre e comunque (anche perché è gratuita); se poi si aggiunge una seconda conservazione a norma a pagamento con i software, ben venga.


CONCLUSIONE

In conclusione:

  • per tutti i clienti lo studio Pacileo ha già provveduto alla conservazione sostitutiva delle fatture emesse e ricevute nel 2019 con la conservazione gratuita dell’agenzia delle entrate;

  • per i clienti che utilizzano fattura smart e che vogliono affiancare al servizio gratuito ADE anche altra forma di conservazione, la Wolters Kluver due giorni fa mi ha informato di aver attivato il servizio di conservazione ai seguenti costi: modulo base di euro € 30 che permette di conservare circa 200 documenti, euro 20 (moduli aggiuntivi) che permettono di conservare circa 150 documenti aggiuntivi;

  • per i clienti che utilizzano altri software per la fatturazione elettronica e che vogliono affiancare al servizio gratuito ADE anche altra forma di conservazione devono sentire direttamente la software house di riferimento.


Si tratta di una scelta personale quella di aderire o meno alla conservazione sostitutiva aggiuntiva, tramite il proprio fornitore di software. Lo studio Pacileo è manlevato da qualsiasi responsabilità in merito alla scelta effettuata.


Rimango a disposizione per qualsiasi chiarimento.


Anna Pacileo


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